לידת הבן אמורה להתרחש בקרוב? יחד עם ההכנות המרגשות ללידה, יתכן שתרצו כבר להתחיל בתכנון הברית.
כדי להוציא את החזון אל הפועל, יש לקחת בחשבון מגוון גורמים כמו איתור מוהל מנוסה, בחירת מקום מתאים לאירוע, גיבוש רשימת אורחים, הזמנות, קישוטים, צילום, הפקת תפריט ועוד.
אל תהססו לבקש עזרה מבני משפחה, חברים או איש מקצוע בתחום ארגון אירועים ובכל מקרה, עם תכנון קפדני ומחשבה רבה, תוכלו ליצור חוויה בלתי נשכחת ומרגשת לכולם המעורבים.
לפניכם 10 שלבים בדרך להצלחה:
- בחירת מקום האירוע היא קריטית. חשוב למצוא אולם לברית להשגת חוויה כוללת טובה.
ראשית, יש לשים דגש על גודל האולם. הוא צריך להיות מספיק גדול על מנת לארח בנוחות את כל האורחים המצופים, תוך הותרת שטח מרווח להתכנסות ולתנועה חופשית. אולם צפוף מדי עלול ליצור אווירה לחוצה ומלחיצה.
שנית, עיצוב האולם וההשקעה באסתטיקה הם גורמים משמעותיים. אולם מעוצב ביופי, עם עיצוב מרשים ומושקע, יוסיף לאווירה החגיגית ולחוויה המיוחדת של האירוע. עיצוב מוקפד יכול להשפיע רבות על הרגשת האורחים ועל זכירת האירוע בעתיד.
נגישות המקום היא שיקול נוסף חשוב. האולם צריך להיות ממוקם באזור נגיש לכלל האורחים – במרכז עיר, קרוב לתחבורה ציבורית ועם אפשרויות חניה נוחות. מיקום נגיש יקל על האורחים להגיע בנוחות ויצמצם את הסיכון לאיחורים ולעומסי תנועה.
לפני ההזמנה הסופית של אולם הברית, מומלץ לבדוק חוות דעת של לקוחות קודמים ולבצע ביקור מקדים במקום. ביקור כזה יאפשר לכם לראות את האולם במו עיניכם, להתרשם מהאווירה, ולשאול שאלות נוספות לגבי התנאים והשירותים הנלווים.
- לאחר בחירת המקום המתאים לאירוע, חשוב לגבש רשימה מדויקת של המוזמנים בהתאם לקריטריונים שנקבעו מראש (למשל, משפחה קרובה בלבד, חברים קרובים, עמיתים לעבודה וכדומה). גיבוש רשימת מוזמנים מדויקת חיוני לתכנון סידורי הישיבה באירוע עצמו על פי תרשים או מפה של אולם האירוע, ולשבץ את המוזמנים בצורה מושכלת.
- תכננו את התפריט והתחשבו בגורמים הבאים: עונתיות , איכות החומרים והתאמה לזמן ביום. הקפידו על תפריט מגוון שיכלול פתיחים קלים, מנות עיקריות משולבות בשר/דגים וצמחוניות, לצד קינוחים מפנקים וממכרים.
- תכננו פעילויות ושדרוגים לאירוע הברית כגון מפעילים, צלמים, כנרים ועמדות יצירה, שיהפכו את האירוע למרגש ובלתי נשכח. חשבו על ספקים ואנשי מקצוע ומפעילי אטרקציות למיניהם, צלם סטילס ווידאו, קישוטים דקורטיביים בהתאם לקונספט של הברית ועל זרימה נכונה של הפעילויות.
- הכינו צ'ק-ליסט מפורט של כל המשימות הדרושות – מארגון תקציבי ועד עיצוב הזמנות ורכישת מזכרות לאורחים. חלקו סמכויות ועקבו אחר ההתקדמות על מנת להבין מה עוד נותר לכם לבצע.
- הקפידו על בחירה זהירה של הרב או המוהל ואנשי הצוות האחרים. חשוב שיהיו מנוסים, מקצועיים ורגישים לצרכים המיוחדים של התינוק והמשפחה. תאמו בין כל הגורמים.
- תכננו מראש את הטקסט והנאומים שיושמעו באירוע. חשבו על דרך מרגשת וייחודית להעביר את המסרים החשובים לכם ביום המרגש הזה. למשל, הקרנת קליפ עם תמונות של התינוק או ברכות שמצולמות בווידאו ומוקרנות בזמן אמת.
- הקפידו על עיצוב מרהיב של האולם – השכירו מעצב אירועים שיוכל להפוך את המקום לקסום, מושך ובעל אווירה חגיגית ומיוחדת במינה במיוחד אם יש קונספט שאתם אוהבים וקישוטים מעניינים דוגמת בלונים.
- בחרו במוזיקה מתאימה – רקע קליל או להקת חיה – שתיצור אווירה נעימה ושמחה לאורך כל האירוע, מהגעת האורחים ועד לסיום החגיגה.
- אל תשכחו להכין מתנות קטנות וסמליות לאורחים, כמזכרות מהברית, אפשר ברוח האירוע בהדפסת שם התינוק שידוע לכם מראש או שם המשפחה שלכם.
