ארגון אירוע חברה ליותר מ-100 משתתפים יכול להיות משימה לא פשוטה, אבל ממש לא אתגר שלא ניתן להתגבר עליו. בין אם זה כנס, מסיבת חברה או אירוע גיבוש צוות, המפתח טמון בארגון קפדני ובהתחשב בצרכים ובנוחות של כל המשתתפים. אם אתם מתכננים לארגן אירוע בסדר גודל כזה, קבלו צ'ק ליסט שיעזור לכם לוודא שהכל נעשה כמו שצריך!

בחירת המקום הנכון

המקום צריך להיות מרווח מספיק כדי להכיל בנוחות מעל 100 אנשים ולספק את כל צרכי האירוע. אוהל קונסטרוקציה יכול להיות בחירה מצוינת לאירועים כאלה, עקב יכולתו לספק מחסה תוך מתן גמישות מבחינת המרחב והפריסה. בעת בחירת מקום, תקחו בחשבון את הצורך בנגישות לכל המשתתפים, כולל אלה בעלי מוגבלויות. אם מדובר באולם אירועים ולא אוהל, תבדקו תוודאו מראש שהוא עומד בתקני הבטיחות ויש לו יציאות חירום.

דרישות קייטרינג ותזונה

קחו בחשבון את מגוון הצרכים התזונתיים השונים. תדאגו להציע גם מנות צמחוניות, טבעוניות וללא גלוטן, כדי לאפשר לכל המשתתפים ליהנות  מארוחה שבאמת מתאימה לצרכים שלהם. כמובן שגם חשוב מאוד לדאוג לזה שיהיה מספיק אוכל ושתייה כדי למנוע מחסור בהם. תתאמו את זה עם ספק שירות הקייטרינג, כי מצב של מחסור באוכל יכול לעשות את ההבדל בין אירוע מוצלח מאוד לאחד שלא ייזכר בתור כזה.

שילוט ותכנון לוח זמנים

תדאגו להציב שילוט ברור שמכוון את האורחים לאזורים השונים של האירוע ותאפשרו להם לדעת מראש את לוח הזמנים, בשביל שיהיה קל יותר לשמור על הסדר ולהבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה. מומלץ להשתמש באפליקציות לאירועים או לעדכן את האורחים ברשתות החברתיות או בקבוצת ווצאפ כדי לעדכן את המשתתפים לגבי הלו"ז ולגבי שינויים שיתכנן ויהיו לגביו ברגע האחרון.

בידור

הבידור צריך להתאים לנושא האירוע ולתרבות הארגונית. תכנון פעילויות המעודדות השתתפות ואינטראקציה הופך את האירוע לבלתי נשכח ומהנה יותר עבור המשתתפים. מומלץ לשלב פעילויות לבניית צוות ולשכור מפעיל אירועים מקצועי כדי להפיק את המיטב מהפעילויות הנ"ל.

ציוד אודיו-ויזואלי

תוודאו שהמקום מצוייד במיקרופונים, רמקולים, מקרנים ומסכים, או כל ציוד אחר שתצטרכו בשביל הפעילויות המתכוננות. השכרת שירות הקלטת וידאו איכותית היא אופציה שכדאי לשקול, במידה ואתם רוצים להשתמש בתכנים שיוצגו שם בעתיד. אם מדובר באירוע גיבוש שגרתי, סביר להניח שאין בזה צורך.

לוגיסטיקה ותחבורה

מומלץ לשקול לארגן הסעות למשתתפים כשמתכננים אירוע גדול. זה יכול לשפר מאוד את החוויה עבור המשתתפים. בלי קשר לזה, חשוב גם לוודא שיש מקום חניה בשפע בקרבת המקום ולהפיץ הנחיות ברורות ומפות שיעזרו לנווט אל המקום בקלות.

לסיכום

ארגון אירוע חברה מוצלח לקבוצה גדולה מצריך תכנון מפורט והתחשבות באלמנטים שונים, כגון המקום, הקייטרינג, ציוד האודיו והחניה. התמקדות בכל הנ"ל תוכלו ליצור אירוע נהדר עבור כל המשתתפים. הכי חשוב זה לזכור שהצלחה של אירוע היא בעצם רמת מימוש הציפיות של המוזמנים לבין מה שמתרחש בו בפועל, אז תשאפו להשיג את המטרה הזאת!