מתכננים להשיק מוצר חדשני או לחשוף שירות ייחודי? מעוניינים לבסס קשרים עם לקוחות פוטנציאליים או למשוך שותפים אסטרטגיים? אירוע עסקי הוא הפלטפורמה האידיאלית לכך.
הזדמנות מצוינת ליצור קשרים מקצועיים ולהרשים את הגורמים שיכולים לקדם את העסק שלכם.
בתכנון אירוע עסקי מוצלח, יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לבחירת מקום מרשים, פיתוח קונספט מעניין, הכנת תוכן מקצועי רלוונטי, ובנוסף – להציע חוויה קולינרית איכותית.
איך מתחילים בארגון אירוע עסקי ומבטיחים את הצלחתו? להלן מספר טיפים חשובים שעשויים לחולל שינוי משמעותי ולהפוך את האירוע שלכם לבלתי נשכח.
מקום מכובד ומרכזי
אין ספק שחשוב לבחור מקום מרשים שיתאים לאופי ההתכנסות. המיקום האידיאלי צריך לענות על מגוון רחב של דרישות: ראשית, עליו להתאים מבחינת גודל וקיבולת למספר המשתתפים הצפוי ולסוג הפעילויות המתוכננות, בין אם מדובר בהצגת מוצרים גדולים, קיום סדנאות מעשיות או הרצאות מקצועיות.
שנית, נגישות ואטרקטיביות המיקום הן קריטיות להבטחת נוכחות גבוהה ולמרבה השמחה יש הרבה אולמות שיכולים להתאים לקיום אירועים עסקיים במרכז קרוב לאפיקי תחבורה אסטרטגיים. אסור להתפשר גם על מקום בעל עיצוב מרשים ואווירה יוקרתית.
בארגון אירוע עסקי מוצלח, התשתית הטכנית והלוגיסטית היא מרכיב קריטי ויש לוודא מבעוד מועד שהמקום אכן מצויד במערכות טכנולוגיות מתקדמות. אלה צריכות לכלול למשל אמצעי הקרנה איכותיים להצגת סרטונים ומצגות, מערכת סאונד מקצועית להגברת קולם של מרצים ומציגים, ומערכת תאורה גמישה שמסוגלת ליצור אווירות שונות ואפקטים ויזואליים מרשימים.
חוויה גסטרונומית מוצלחת
חשוב לא פחות הוא הפן הקולינרי של האירוע, שמהווה חלק משמעותי מהחוויה הכוללת.
כדאי ללכת על אולם אירועים המציע תפריט יצירתי ואיכותי המבוסס על חומרי גלם איכותיים וטריים. חשוב שהאוכל לא רק יטעים לחך, אלא גם יהיה מוגש בצורה אסתטית ומרשימה, תוך שימוש בכלי הגשה אלגנטיים. הקפידו על מבחר מנות שיענה על צרכים תזונתיים מגוונים, כולל אפשרויות צמחוניות, טבעוניות ונטולות גלוטן. זה מבטיח שכל משתתף ימצא משהו מתאים ומהנה.
מומלץ לערוך היכרות מעמיקה עם השף המוביל של המקום ולבחון את יכולתו להתאים את התפריט לעונה ולאופי האירוע.
כשקונספט ומיתוג נפגשים באירועים עסקיים
כדי להפוך את המפגש למיוחד ובלתי נשכח אפילו יותר, כדאי לפתח תמה מרכזית שתשתלב בכל היבטי האירוע. הקונספט הנבחר יכול להתבטא בעיצוב המרחב, בתוכן המוצג, ובפעילויות המוצעות למשתתפים.
חשוב ליצור קשר הדוק בין אופי האירוע למוצר או לשירות באמצעות יצירת תוכנית אומנותית רלבנטית ומעניינת. בהצגת מוצר קולינרי חדש, למשל, אפשר לשלב סדנת בישול חווייתית. בהשקת דגם רכב חדיש, ניתן לארגן מסלול נהיגה ייחודי. אירוע המציג קו טיפוח חדש יכול לכלול תחנות טיפולי ספא, ואם מדובר באירוע לגיוס משקיעים, כדאי לשקול הרצאה מרתקת או סימולציה עסקית מאתגרת. תוספות כמו הקרנת סרט בכורה, הרצאה מפי אישיות מוכרת או הופעה מוזיקלית חיה יכולות להעצים את החוויה הכוללת.
בכל מקרה, אל תשכחו את נושא המיתוג והדגישו את הקשר בין תוכן ההתכנסות למטרתה העסקית באמצעות אלמנטים חזותיים כמו סרטוני וידאו, כרזות ושילוט.
ניתן לשלב את צבעי המותג בעיצוב המרחב, להציג את הלוגו בצורה יצירתית או לשלב אותו באלמנטים עיצוביים שונים לאורך האספה.
חשבו גם על הצד האנושי והלוגיסטי של האירוע ושקלו בקפידה את בחירת השותף להפקת המפגש, בין אם זה צוות המקום עצמו או חברת הפקה חיצונית. גורם זה צריך להיות מסוגל לתאם בין כל הספקים והמעורבים, ולנהל את האירוע בצורה חלקה מתחילתו ועד סיומו.
